La primera reunión en 2021 del Grupo de Trabajo de Responsables de Servicios Generales con MANTOTAL Facility Management, trató sobre “Gestión de Espacios ante la Covid», según la priorización de temas realizada en la reunión del 27 de octubre de 2020.
Se contó para ello con la participación de Eduardo Corral, Director general en Torre Espacio Castellana, el cuarto rascacielos más alto de España y octavo de la Unión Europea, con 235 metros y 57 plantas. Ha obtenido el certificado BREEAM® con nivel “Excelente” para el edificio en sí y “Excepcional” en la gestión del mismo.
La irrupción de la pandemia en marzo de 2020 supuso una transformación profundísima y acelerada de las formas de trabajar, marcada en su inicio por factores como el desconcierto, el desconocimiento de los patrones o protocolos a seguir y la evolución casi día a día de la información necesaria para la toma de decisiones.
Seguridad y confianza frente al desconcierto
Con el desconcierto inicial, se generalizó un intento de priorización de la seguridad y la confianza de los usuarios y trabajadores, a pesar del desconocimiento inicial respecto a las medidas a tomar. Los protocolos oficiales de referencia han ido cambiando y el conocimiento general sobre lo que es necesario o eficaz han ido evolucionando –sin ir más lejos, el propio uso de las mascarillas- y con ellos los estándares a aplicar en seguridad, EPIs, limpieza, desinfección, calidad de aire, etc. Los responsables de servicios generales han tenido que apostar por una visión algo más allá del corto plazo que permitiese a las organizaciones seguir funcionando con el mayor control posible de los aspectos sanitarios.
Ocupación de espacios
La Covid supuso, entre otras cosas, una enorme alteración de los flujos de personas en las instalaciones de las organizaciones. Por un lado, se redujo la necesidad de espacio por la menor afluencia de personas (teletrabajo, ERTEs), lo cual afecta también a las horas consumidas de servicios como seguridad, recepción, restauración, reuniones y eventos, etc. Por otro lado, en sentido contrario, las limitaciones de aforo y el establecimiento de distancias de seguridad incrementó las necesidades de espacio o la posibilidad de uso de determinados ámbitos, como aulas, comedores o espacios comunes.
En el caso de los espacios industriales, también se ven afectados por las medidas, pero sin poder apostar por el teletrabajo y en muchos casos en máximos de producción, como en el caso de la industria alimentaria.
Flujos de personas
En general se ha rediseñado los flujos de personas, separando entradas de salidas, con zonas de desinfección tanto para personas como para mercancías, lo cual supone diseño e inversión en señalética. El control de temperaturas mediante dispositivos de medición supone un elemento a gestionar respecto a la protección de datos, desvinculando el dato de temperatura de cualquier otra información personal … Los responsables de servicios generales han tenido que trabajar en estrecha relación con otros ámbitos de la organización como puede ser cumplimiento legal, protección de datos o seguridad y salud.
Comunicación
Con objeto de reducir el desconcierto y aumentar la sensación de confianza y seguridad, se hace imprescindible una apuesta muy fuerte por la comunicación con todas las partes afectadas, relativa a todas las medidas a tomar, desde la negociación de condiciones de alquiler o servicios mínimos con proveedores hasta las “guías de retorno a la actividad” para empleados. En todos los casos, con el foco en la percepción de la seguridad física y sanitaria, visibilizando las tareas de limpieza y desinfección.
Futuro
Aun parece pronto para poder definir cuál será el futuro de la presencialidad del trabajo. ¿Cuál será el modelo para los espacios de oficina? ¿Pasarán a servir para reuniones y colaboración, mientras que el trabajo individual es distribuido o por turnos? ¿Será relevante el fenómeno de la deslocalización del trabajo a otros territorios o países?
Parece que un nuevo paradigma, mixto, se podría acabar imponiendo, con capacidad de elección del empleado para que se perciba como un beneficio. Será necesario un modelo de gestión distinto, con herramientas claras de relación y de control. Y será necesaria una colaboración estrecha con el departamento de recursos humanos.
Para la definición del futuro paradigma, será necesario medir los resultados de lo hecho hasta ahora, en términos de productividad, satisfacción, etc., y también definir el camino que se quiere recorrer, siendo conscientes de las limitaciones, ventajas e inconvenientes del teletrabajo.
En cuanto a las limitaciones, el trabajo remoto sólo es apto para determinadas áreas lo cual supone gestionar de manera distinta a diferentes comunidades dentro de la organización: oficina frente a producción, negocio frente a soporte, sectores tradicionales frente a otros como las TIC…
Respecto a los inconvenientes, existe el riesgo de una pérdida de “conexión” que convierta el trabajo en exclusivamente “pedir una tarea y recibir un resultado”, apareciendo inconvenientes de difícil medición, como la pérdida de engagement y de generación de ideas e innovación por la reducción de los flujos informales de comunicación.
Todo ello hace difícil prever la evolución de estos asuntos a medio plazo, si bien las preguntas que se suscitan en las organizaciones coinciden y lo experimentado en unas sirve de aprendizaje para otras.
