INFORMACIÓN DE LA REUNIÓN:

El Club de Calidad ha celebrado una nueva reunión de su Grupo de Trabajo de Responsables Comerciales. En ella debatimos sobre “Gestión de las reuniones de Ventas” y contamos con las experiencias destacadas de Javier Cabezudo, Director del Departamento de Ventas de Grandes Cuentas y Estado de EDP, José Fernández Flores, Subdirector Comercial de Fuensanta, Diego De La Fuente, Director Gerente de Calderys Ibérica Refractarios así como las del resto de miembros participantes.

ALGUNAS CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN:

Por ordenar el debate, podemos partir de una clasificación de las reuniones en 3 tipos:

1. Cuando no conocemos al cliente: debemos centrarnos en una presentación de empresa y detección de necesidades. Es importante que tenga un orden y unos contenidos claros: quiénes somos, destacar sus puntos fuertes y nuestra diferencia respecto a la competencia. Pero sobre todo, debe servir para escuchar lo que el cliente necesita de nuestro sector, qué le compra a la competencia, qué podríamos hacer juntos y, en general, empatizar. Antes de cerrar, debemos intentar emplazarnos para una siguiente reunión o acción de seguimiento y, si es posible, dejarla agendada.

2. Cuando lo conocemos y presentamos propuesta: nos centraremos en explicar, escuchar y adaptarnos, con la flexibilidad que sea posible, para cerrar de algún modo (establecer claramente próximos pasos a seguir y las responsabilidades o tareas de cada parte)

3. Reuniones de seguimiento de ventas: cuando el objetivo no es directamente de venta, sino relacional. Debe seguir una planificación estructurada, no necesariamente presenciales (puede ser virtual o teléfono), para confirmar la satisfacción del cliente, preguntar y escuchar y, si hay puntos de mejora, resolverlos.

• Adicionalmente, en el debate se trata también el caso de las reuniones a puerta fría, en concreto, cómo conseguir nuevas reuniones con quienes aún no nos conocen. Se debaten alternativas para una primera aproximación, desde mail, linkedin, correo postal y los seguimientos del primer impacto, concluyendo que son necesarias metodologías estructuradas, resiliencia y atención a posibles cambios o movimientos que puedan abrir ciertas puertas.

Algunos elementos clave a la hora de planificar y ejecutar la reunión:

• Conocer al cliente, mediante un análisis previo o una revisión de mis datos del CRM ( o del sistema que se utilice). Conocer perfectamente qué, cuánto, cuándo nos compra y tener preparados los datos previos para establecer metas de rendimiento, si procede. Además, conviene estar al día de otros elementos como posibles incidencias previas, su situación interna, historial de pagos, etc.
• Objetivos de la reunión: planificar de antemano lo que deseamos obtener con el encuentro, para poder revisar si lo hemos conseguido a su finalización: visualizar a priori el cierre de la reunión.
• Definir cómo vamos a explicar los beneficios de nuestra propuesta y plantear una colaboración en la que crecer juntos, colaborando a largo plazo.
• Preparar bien los aspectos logísticos de la reunión de manera logística: documentación a utilizar o entregar, cómo se harán las presentaciones (proyector, PC, vídeo…) y todo lo que se pueda precisar (tarjetas, muestras…).
• Post reunión: tener bien claros los siguientes pasos, especialmente el reporte final interno (conclusiones y alimentación del CRM) y un cierre posterior (por ejemplo, correo final de agradecimiento y resumen de lo tratado y acordado

Otros elementos a debate:

• La conexión del comercial con el resto de departamentos, como producción o logística, son claves para la experiencia del cliente y la reunión puede ser buen momento para “tomar la temperatura” de cómo se percibe en general el servicio de la empresa.
• ¿Cómo concienciar a todo el equipo comercial de que deben preparar adecuadamente las reuniones? Puede existir en ocasiones cierta divergencia entre las capacidades y actitudes propias de la fuerza de ventas y la necesidad de preparación de las reuniones y el trabajo de tipo más administrativo o “de oficina” que suponen. Paralelamente, la dirección comercial debe asegurar que los comerciales “saben” prepararlas y tienen los conocimientos y herramientas adecuados para ello.
• ¿Cómo concienciar a todo el equipo comercial de que deben reportar adecuadamente tras las reuniones? Alimentar el CRM no tiene un fin fiscalizador, y la fuerza de ventas debe percibir que esta información aporta valor y utilidad y no debe utilizarse como elemento de control.

AGENDA

Sobre los Grupos de Trabajo del Club

Son la herramienta principal mediante la cual los socios del Club comparten sus retos, intercambian experiencias, aprenden entre sí o diseñan soluciones colaborativas. Además, toda la información compartida en los grupos de trabajo reúne las preocupaciones y retos de los responsables de distintas funciones de la empresa, contribuyendo a generar una información muy útil para el adecuado diseño de actividades y proyectos del Club de Calidad. Puedes ver más información sobre nuestros grupos de trabajo en el siguiente enlace.