CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN
La comunicación con los grupos de interés es un aspecto crucial para las organizaciones que buscan mantener la transparencia, la confianza y la sostenibilidad en sus operaciones. Durante esta reunión, conocimos algunas estrategias de comunicación tanto externa como interna, de organizaciones como Nestlé, representada por Carolina Muro, su responsable de Relaciones Institucionales y de Ontier, de la mano de su Compliance Officer, Pilar Meler.
Respecto a la comunicación externa, pusimos el foco en las relaciones institucionales, fundamentales para cualquier organización, ya que permiten establecer y mantener vínculos estratégicos con entidades gubernamentales, asociaciones sectoriales y otros grupos de interés. En última instancia, estas relaciones fortalecen la reputación de la organización y aseguran que sus intereses y necesidades sean considerados en el ámbito público y privado. Algunas de las estrategias de comunicación mencionadas han sido:
- Representación en Asociaciones Sectoriales: Se destacó la importancia de participar en asociaciones sectoriales para legitimar las posiciones de la empresa y facilitar el diálogo con los reguladores y representar sus intereses de manera más efectiva.
- Comunicación Proactiva: Se subrayó la necesidad de mantener una comunicación proactiva con los grupos de interés, incluyendo políticos, ministerios y entidades del tercer sector.
- Colaboración con Entidades del Tercer Sector: La colaboración con este tipo de organizaciones puede permitir a la empresa acercarse al consumidor de manera más creíble y efectiva.
En lo que respecta a la comunicación interna, pusimos el foco en cómo desarrollar una cultura que priorice el cumplimiento y la ética. Para ello, repasamos algunas prácticas que pueden contribuir a ello:
- Voluntad de la Organización: Es fundamental que la organización cuente con un equipo de compliance y con el compromiso de la alta dirección.
- Sensibilización y Formación Continua: Adaptadas a las necesidades y riesgos específicos de la organización, buscando la interactividad para asegurar que los empleados comprendan y apliquen los principios de compliance en su trabajo diario.
- Papel del Compliance Officer: Debe ser visto como un facilitador y no como un obstáculo para el negocio. Es importante que este rol esté involucrado en el negocio, comprendiendo sus necesidades y trabajando en colaboración con los empleados para encontrar soluciones que cumplan con las normativas sin detener las operaciones.
- Bases del Programa de Compliance: Las políticas y procedimientos deben ser claros, accesibles y realistas. Cuanto más claros y concisos sean, más fácil será para los empleados cumplir con ellos.
- Recursos Adecuados: Incluyendo herramientas tecnológicas y presupuestos para formación.
- Código de Conducta: entendiendo éste como el documento madre que guía el comportamiento ético y el cumplimiento normativo dentro de la organización. Debe ser un documento que apetezca leer, claro y accesible, y que se actualice y difunda regularmente entre los empleados.
- Comunicación Continua pero Efectiva: Utilizando diversos canales para llegar a los empleados. Es importante mantener a los empleados informados sobre las políticas, procedimientos y cualquier cambio relevante en el programa de compliance.
- Sistema Interno de Información: Más allá del canal de denuncias obligatorio, es importante contar con un sistema interno de información que permita a los empleados reportar cualquier irregularidad de manera anónima y confidencial, sin temor a represalias.
- Herramientas Tecnológicas: Integrar herramientas tecnológicas que añadan puntos de control (check points) en los sistemas de gestión, como el CRM, ayuda a asegurar que los procesos diarios cumplan con las normativas y sensibilizan a los empleados sobre la importancia del compliance.
- Seguimiento: Es necesario realizar un seguimiento continuo de las acciones de sensibilización y formación, a través de evaluaciones y auditorías, para asegurar que los empleados comprendan y apliquen correctamente las políticas y procedimientos de compliance.
La reunión concluyó con un reconocimiento de los desafíos que enfrentan las empresas, especialmente las PYMES, para cumplir con la creciente carga normativa y burocrática. Se destacó la necesidad de recursos y apoyo de la alta dirección para implementar eficazmente los programas de compliance. Las experiencias compartidas por Nestlé y Ontier proporcionaron valiosas lecciones y estrategias que pueden ser aplicadas por otras organizaciones para mejorar su comunicación con los grupos de interés y promover una cultura de cumplimiento y ética.
