Nuestro Grupo de Trabajo de responsables financieros, organizado con la ayuda y patrocinio de Asturgar, ha compartido experiencias en torno a una de las temáticas que, ya en marzo, los propios miembros habían priorizado para abordar a lo largo de este 2022: “Digitalización de los procesos financieros”. En concreto, conocimos las estrategias que han adoptado tanto Grupo Lacera como Bayer, para digitalizar sus procesos y facilitar la labor, ya no sólo del responsable financiero, sino de todo el departamento.

A continuación, comentamos algunos aspectos claves comentados durante la sesión:

• Es importante partir de unos procesos bien definidos, conocer cuáles son los flujos de información, los pasos a dar, los inputs y outputs generados, así como los responsables que deben intervenir en cada momento. Cuanto más claro esté, más fácil será la transición a un entorno digital. Digitalizar un área de trabajo puede abordarse como una oportunidad para mejorar los procesos de la organización. Por supuesto, la mejora continua siempre existirá, pero, cuanto más claro esté desde un inicio, más fácil será la adaptación posterior.
• La principal ventaja de la digitalización es que te permite contar con más tiempo para el análisis, que no la extracción, de la información, por tanto, puedes centrar tus esfuerzos en minimizar incidencias, corregir desviaciones, aplicar mejoras, analizar oportunidades de negocio, etc.
• Teniendo en cuenta lo comentado en el punto anterior, es importante tener claros los indicadores que queremos medir para centrar los esfuerzos en la extracción de información de calidad, aquella que nos permitirá tomar las decisiones oportunas.
• Aunque la digitalización la lleven a cabo los profesionales TIC encargados para dicho fin, es importante que el proceso lo lidere algún responsable del departamento a digitalizar, en este caso, del departamento financiero. Nadie mejor que esas personas conocen el proceso y, por tanto, cualquier desviación, puede ser analizada y resuelta con mayor acierto.
• La digitalización implica una estandarización de los procesos. Algo que redunda en reducción de errores, mayor accesibilidad a la información, sobre todo en organizaciones que tengan varios centros de trabajo, y, principalmente, en reducción de tiempos (de auditorías, de extracción de información, administrativos, etc.)
• El mayor problema al que se puede enfrentar una organización a la hora de digitalizar sus procesos es, fundamentalmente, cultural, es decir, el combatir la frase “siempre se hizo así”.

Además de conocer los casos de Lacera y Bayer, también intercambiamos experiencias con el resto de miembros participantes, responsables financieros de organizaciones tales como Babel AG, Encaja Embalajes de Madera, ASPROCON, Aguas de Fuensanta, Fundación Hospital de Jove, COGERSA y Nómadas Business Group.