GRUPO DE TRABAJO

RESPONSABLES DE SISTEMAS DE GESTIÓN: HABILIDADES PARA ENFRENTARSE A UNA AUDITORÍA

Modelos y Sistemas de Gestión

¿Cómo prepararnos adecuadamente para una auditoria de nuestro sistema de gestión? ¿Qué competencias, habilidades o actitudes debemos reforzar para enfrentar con éxito la visita de un auditor externo? ¿Cómo sacar el máximo valor de ese proceso?

Son algunos de las preguntas que hemos abordado en la nueva reunión de nuestro Grupo de Trabajo de Responsables de Sistemas de Gestión celebrada el 18 de junio de 2021, de 09:30 a 11:00 y que ha estado liderada por Ana Blanco Villa, Auditora en SGS International Certifications Services Iberica.

CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN

Partimos de la diferencia entre auditorías de cliente, de tercera parte o internas. En la reunión nos centramos en auditorías de tercera parte, normalmente centradas en buscar la mejora e intentar aportar valor al sistema, lo cual supone que la no conformidad es una oportunidad de mejora.

Interlocutores: cada persona es responsable de su proceso. Cada departamento debería ser quien se defendiese, y no el responsable del sistema. Se busca la implicación de todo el personal y no cargar al responsable del sistema con el proceso. Lo ideal es que esto se “ensaye” ya en las auditorías internas.

La reunión inicial: en la reunión de entrada se planifica la auditoría y se puede modificar el plan enviado inicialmente. Ahí se debe implicar ya a todo el personal; no sólo al responsable del sistema. Cuantas más áreas participen, mejor comprenderán su implicación y el sentido de la visita.

El trato al auditor: simplemente hay que prever que una persona visitará nuestra organización durante un tiempo, de modo que ésta debe disponer de unos mínimos, como un espacio con conexión y enchufe. Debe conocer todos los requisitos a priori, especialmente de acceso o seguridad, para que pueda ir preparado/a (necesidad y disponibilidad de EPIs, por ejemplo).

En cada área, seleccionar los interlocutores correctos, bien para implicarlos o bien porque tengan mejor capacidad o disposición para enfrentarse a ello, independientemente de su posición jerárquica.

Durante la auditoría, al surgir hallazgos, podemos defender el sistema, cuando estemos seguros, pero siempre con actitud serena, sobre todo para evitar situaciones incómodas desde el punto de vista personal. También evitar alterarse, hablando “de más” o proponiendo “soluciones inmediatas” para resolver lo hallado.

Reunión de Cierre: que quienes estuvieron en la reunión inicial estén en la de cierre y cada uno defienda, si procede, sus no conformidades y, sobre todo, las comprenda.

El caso de las auditorías en remoto: la planificación es clave. Cuando pase la pandemia, algunas cosas quedarán, sobre todo cuando una auditoría implica desplazamientos relevantes. En la auditoría en remoto, es especialmente tener definidos y agendados los interlocutores y los momentos en que participan. En general, debe trabajarse bien el horario y la disponibilidad de cada persona. Debemos tener preparada y clara también la selección de tecnologías y herramientas que se utilizarán, qué documentación se mostrará, cómo se intercambiarán archivos… Es recomendable hacer pruebas previas, incluso con el propio auditor, para asegurar que todo funciona.

PRESENTACIÓN DE ANA BLANCO

Sobre los Grupos de Trabajo del Club

Son la herramienta principal mediante la cual los socios del Club comparten sus retos, intercambian experiencias, aprenden entre sí o diseñan soluciones colaborativas. Además, toda la información compartida en los grupos de trabajo reúne las preocupaciones y retos de los responsables de distintas funciones de la empresa, contribuyendo a generar una información muy útil para el adecuado diseño de actividades y proyectos del Club de Calidad. Puedes ver más información sobre nuestros grupos de trabajo en el siguiente enlace.