GRUPO DE TRABAJO

FINANZAS Y COMPRAS: Optimización de procesos financieros con Office 365

Modelos y Sistemas de Gestión

CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN

Microsoft 365, uno de los servicios con mayor acogida en el sector empresarial, ofrece una amplia gama de herramientas que pueden ser aprovechadas para agilizar y mejorar los procesos. En el marco de esta reunión, hemos conocido las principales aplicaciones que ofrece este servicio, así como sus funcionalidades y aplicabilidad para mejorar y optimizar procesos. Para ello, hemos contado con la colaboración de Senén Fernández, consultor de sistemas de Empatiza Consulting.

Durante la reunión, analizamos las principales ventajas del uso de Microsoft 365, una solución integral que puede ayudarnos a optimizar ya no sólo los procesos financieros sino cualquier proceso empresarial. Una de las principales ventajas es el acceso sencillo y seguro desde cualquier lugar. En este caso, usuarios pueden acceder a sus aplicaciones y archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ya sea un ordenador o portátil, una tablet o un teléfono móvil. Esto permite una mayor flexibilidad y movilidad para los empleados, que pueden trabajar desde cualquier ubicación y en cualquier momento, lo que facilita la colaboración y aumenta la productividad.

El trabajo colaborativo es otra ventaja clave. Con herramientas como Teams, SharePoint y OneDrive, los equipos pueden colaborar de manera eficiente en proyectos, compartir archivos, trabajar a la vez sobre un mismo documento, realizar reuniones virtuales y mantener conversaciones en tiempo real, incluso si están trabajando desde diferentes lugares. Esto fomenta la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo, mejorando la coordinación y la eficiencia en el trabajo conjunto.

La integración entre herramientas es otra característica destacada de Microsoft 365. Todas las aplicaciones y servicios incluidos en la suite están diseñados para trabajar de manera integrada y cohesiva, lo que facilita el flujo de trabajo y la transferencia de información entre diferentes herramientas. Por ejemplo, es posible crear un documento en Word y compartirlo directamente en Microsoft Teams para que otros miembros del equipo lo revisen y editen en tiempo real, sin necesidad de cambiar de plataforma.

La seguridad y el control de la información son aspectos fundamentales en cualquier entorno empresarial, y Microsoft 365 ofrece soluciones avanzadas en este sentido. Con características como el cifrado de datos, el control de acceso basado en roles y la protección contra amenazas cibernéticas, es posible proteger la información sensible de la empresa y garantizar el cumplimiento normativo en materia de seguridad de la información.

Finalmente, la centralización y escalabilidad son ventajas a tener muy en cuenta. Al tener todas las aplicaciones y servicios en una sola plataforma, las empresas pueden simplificar la gestión de TI y reducir la complejidad de su infraestructura tecnológica. Además, la escalabilidad implica que te permite adaptarte fácilmente al crecimiento de la empresa y a las necesidades cambiantes del negocio, proporcionando una solución flexible y a largo plazo para impulsar la innovación y el éxito empresarial.

Algunas las aplicaciones que incluye este servicio de Microsoft son ampliamente conocidas, como el paquete office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Calendar, Onenote, OneDrive, etc.), pero otras son menos conocidas y ofrecen un amplio abanico de posibilidades de cara, por ejemplo, a la automatización de procesos y toma de decisiones. Hablamos de herramientas que Microsoft engloba en su “Power Platform”, como Power BI, para la elaboración de informes y análisis de datos, Power Apps, para el desarrollo de aplicaciones, Power automate, para la automatización de procesos o Power Virtual Agents, para el desarrollo de chatbots.

Sin duda, ha sido una sesión muy interesante que nos ha ayudado a conocer múltiples posibilidades que existen de cara a la optimización de procesos y, por supuesto, una mejor toma de decisiones.

PRESENTACIÓN UTILIZADA DURANTE LA SESIÓN

Puede consultar la presentación utilizada por Senén Fernández, Consultor de Sistemas en Empatiza Consulting, pinchando aquí.

AGENDA

Sobre los Grupos de Trabajo del Club

Son la herramienta principal mediante la cual los socios del Club comparten sus retos, intercambian experiencias, aprenden entre sí o diseñan soluciones colaborativas. Además, toda la información compartida en los grupos de trabajo reúne las preocupaciones y retos de los responsables de distintas funciones de la empresa, contribuyendo a generar una información muy útil para el adecuado diseño de actividades y proyectos del Club de Calidad. Puedes ver más información sobre nuestros grupos de trabajo en el siguiente enlace.